Automatsko knjiženje izvoda o prometu po računu
Automatsko knjiženje izvoda kroz merBanking obavlja se na uobičajen način; pedantno i onim redoslijedom kako se izvodi zaprimaju iz banke.
Usluga dohvaćanja informacija o stanju računa (AIS- Account Information Services) unutar usluge merBanking korisnicima omogućuje da gotovo u stvarnom vremenu prate promjene na poslovnom računu ili više njih i to direktno kroz njihov računovodstveni ili poslovni program (ERP).
Poslovni subjekti ne moraju čekati izvode o prometu po računima od prethodnog dana kako bi knjižili platni promet niti se moraju direktno spajati na internetsko bankarstvo i tražiti i provjeravati pojedinačne transakcije.
Informacije o uplatama i isplatama zaprimaju automatski, direktno u računovodstveni program prema unaprijed utvrđenom rasporedu i po računima i vrstama transakcija koje su sami odobrili.
Za razliku od klasičnog učitavanja XML datoteke, odnosno onoga što mnogi nazivaju e-izvodi, što je usluga koju danas nudi većina poslovnih banaka, korisnik usluge merBanking knjiženje izvoda obavlja brže i jednostavnije.
S obzirom na to da više ne treba ulaziti u internetsko bankarstvo, povući datoteku na radnu površinu računala i potom je učitati ili prepisati u računovodstveni program kako bi odradio knjiženje izvoda, korisnik povećava produktivnost zaposlenika.
Automatsko knjiženje izvoda
Značajka za automatsko knjiženje izvoda aktivira se u računovodstvenom programu tako da se izvodi o prometu po svim transakcijskim računima u preddefinirano vrijeme povuku u računovodstveni program.
Pri tome se stavke izvoda, odnosno prometi s potražne i dugovne strane knjiže na unaprijed određena konta, sukladno vrsti troška i podacima kao što su naziv dobavljača, poziv na broj primatelja i drugi relevantni podaci.
Korisnik integrirane usluge informiranja o računu (AIS) samostalno i ovisno o potrebi bira kada će u računovodstveni program povući izvode od prethodnih dana, odnosno odabire povući promete za određeni period s pojedinačnog ili svih poslovnih bankovnih računa.
Izborom pojedinačnog izvatka o prometu po bankovnom računu te klikom na gumb učitaj izvod, unutar računovodstvenog programa se otvaraju detalji svakog učitanog dokumenta. Knjiženje izvoda obavlja se na uobičajen način; pedantno i onim redoslijedom kako se zaprimaju iz banke.
Knjigovodstveni servisi mogu koristiti ovu značajku usluge merBanking i za svoje klijente kojima su ovlaštenici po računu.
Knjigovođa zato više ne mora čekati dostavu izvoda od klijenta ili pamtiti lozinke za različita internet bankarstva jer putem usluge merBanking (AIS) može automatski povlačiti izvatke o prometu po svim računima jednog ili svih klijenata.
Kontiranje za automatsko knjiženje
Aktivna primjena ova usluge rješava probleme koji proizlaze iz kašnjenja kod dostave dokumenata, što je situacija s kojom se u većoj ili manjoj mjeri susreće svaki knjigovođa.
Klijenti često prakticiraju da svu poslovnu dokumentaciju donose jednom mjesečno, najčešće u drugoj polovici mjeseca kada je rok za predaju PDV-a.
Knjigovođa je tada prisiljen u dan ili dva odraditi cijeli mjesec knjiženja prometa po računu i povezivanja stavki. S obzirom na kratki rok i količinu posla, nerijetko se događaju pogreške koje se kasnije ponovno moraju ručno ispravljati.
Međutim, kroz automatsko knjiženje automatizira se cijeli radni proces i većina manualnog rada jer je za uobičajene troškove i poznate dobavljače kontiranje postavljeno unaprijed.
Iznimke se događaju samo s transakcijama gdje je nepoznat jedan od parametra, primjerice poziv na broj ili naziv dobavljača pa se plaćanje knjiži na prijelazni konto.
Automatsko knjiženje
Proces knjiženja izvoda povučenih kroz merBanking skraćuje postupak dobave informacija o transakcijama, što kod velikog broja promjena po računima omogućuje efikasnije praćenje novčanog tijeka unutar poduzeća.
Postoje servisi koji prakticiraju knjiženje kod svake poslovne promjene, tako da knjiženja uplata mogu obavljati u ciklusima NKS-a ili na svoj nalog u stvarnom vremenu, ali i povlačenjem izvoda o prometu po računu direktno u računovodstveni program.
Ovaj proces se obavlja bez pristupanja internet bankarstvu klijenta, što rješava problem zakašnjele dostave dokumenata, a povećava nadzor nad njegovim financijskim sredstvima.
Automatskim povlačenjem izvadaka i samostalnim knjiženjem stavaka na izvacima, svaki knjigovodstveni servis može dodatno unaprijediti i ubrzati vlastito poslovanje i povećati nadzor nad financijskim poslovanjem svojih klijenata.
To je zato što unutar vlastitog računovodstvenog programa vide trenutno stanje po svim poslovnim računima klijenata.
Osim što se smanjuje vrijeme potrebno za ručno knjiženje i smanjuje mogućnost pogrešaka, kroz automatsko knjiženje izvoda sve tvrtke i knjigovodstveni servisi štede novac i povećavaju produktivnost.
Privola za pristup
Za učitavanje podataka u računovodstveni program, bankama je potrebno dostaviti privolu korisnika usluge. Usluga merBanking ugovara se pojedinačno s poslovnim bankama u Hrvatskoj, a to u ime klijenta obavlja tvrtka Elektronički računi kao licencirani pružatelj platnih usluga, odobren od HNB-a.
Privola se daje putem merBanking stranice, nakon čega korisnik usluge dobiva pristup svojim bankovnim računima unutar računovodstvenog programa.