Kako automatski knjižiti izvod prometa po računu u Synesisu?
Jedan od najvećih problema s kojim se susreću računovođe je da klijenti kasne s dostavom dokumentacije, zbog čega se nekad izvod prometa po računu ne može pravilno „zatvoriti“.
Ponekad klijenti ne dostave sve račune čije je plaćanje vidljivo na izvodu prometa po računu ili plaćaju karticom pa umjesto računa knjigovođi dostave „slip“.
Nije nerijetko ni da same izvode prometa po računu dostavljaju svega dan ili dva prije datuma prijave PDV-a ili da ih dostavljaju u papirnatom obliku, što je veliko administrativno opterećenje, posebice ako se mora odraditi u kratkom roku.
Rješenje za navedene poslovne izazove knjigovođe danas pronalaze u usluzi merBanking koja je implementirana u više desetaka računovodstvenih programa i poslovnih rješenja.
Riječ je o inovaciji tvrtke Elektronički računi koja je upisana u registar pružatelja platnih usluga i izdavatelja elektroničkog novca kao institucija za platni promet za pružanje platnih usluga iniciranja plaćanja (PIS) i usluge informiranja o računu (AIS).
Obje usluge dostupne su i u računovodstvenom programu Synesis zahvaljujući čemu korisnici ovoga programa mogu potpuno automatizirati knjiženje izvoda o prometu po računima, bilo da je riječ o njihovim vlastitim ili poslovnim računima klijenata, ako govorimo o knjigovodstvenim servisima.
Povlačenje izvoda banke
Zahvaljujući merBanking usluzi unutar Synesisa, korisnici tog računovodstvenog programa mogu obavljati sva plaćanja (koristeći PIS – uslugu iniciranja plaćanja) i pratiti sve promjene po poslovnim transakcijskim računima.
Usluga dohvaćanja informacija o stanju računa (AIS) korisnicima i njihovim ovlaštenicima, računovodstvenim servisima, omogućuje da u stvarnom vremenu prate sve promjene na bankovnom računu, ili više njih, i to direktno kroz njihov računovodstveni ili poslovni program (ERP).
Aktivacijom usluge unutar računovodstvenog programa subjekti više nisu obavezni čekati izvode banke o prometu po računima od prethodnog dana kako bi knjižili platni promet niti se moraju direktno spajati na internet bankarstvo poslovnih banaka i tražiti i provjeravati pojedinačne transakcije. Promet po žiroračunu zaprimaju automatski, direktno u računovodstveni program, klikom na AIS.
Odabir usluge AIS unutar Synesisa
Koristeći merBanking (AIS), korisnik može povlačiti i izvatke (izvod) o prometu po računima koji se potom automatski učitavaju u računovodstveni program ili poslovno rješenje.
Ako je računovođa ovlaštenik na računu klijenta, aktivacijom merBanking usluge u svom računovodstvenom programu, ima mogućnost koristiti značajke usluge za sve poslovne račune svojih klijenata.
Ne mora čekati dostavu izvoda od klijenta ili pamtiti lozinke za različita internet bankarstva jer putem usluge merBanking (AIS) može automatski povlačiti izvode o prometu po računima.
Za razliku od klasičnog učitavanja XML datoteke izvoda, koje nudi većina banaka, korisnik ove usluge više ne preuzima datoteke iz internetskog bankarstva na radnu površinu računala niti je učitava „ručno“ u Synesis, već jednim klikom na gumb AIS povlači izvode iz banke sa svim stavkama.
Unutar programa Synesis može se podesiti automatsko preuzimanje prometa po transakcijskim računima svakog poslovnog subjekta kojemu je korisnik ovlaštenik po računu, što znači da ovu pogodnost računovodstveni servisi mogu aktivirati i za sve svoje klijente.
Kako bi korisnici bez zadrške mogli koristiti navedene značajke, potrebno je dostaviti privolu u tvrtku Elektronički računi kako bi se obavijestilo banku ili više njih da će se informacije o prometima po računu prikupljati unutar Synesisa.
Privola se daje putem mrežne stranice merBanking, nakon čega korisnik usluge dobiva pristup svojim ili klijentovim bankovnim računima unutar Synesisa.
Korisnik usluge može samostalno izabrati kada će u povući izvode od prethodnih dana u Synesis, kao i želi li izvode pojedinačnog računa ili izvode iz svih banaka.
Unutar računovodstvenog programa mogu se pratiti pojedinačne transakcije na bankovnom računu za odabrano razdoblje, ali i pratiti informacije o trenutnom stanju po odabranom bankovnom računu korisnika ili poslovnog subjekta za kojeg je korisnik ovlaštenik, ako je riječ o knjigovodstvenim servisima koji merBanking (AIS) koriste za svoje klijente.
Izvodi ili prometi za period
Osim dnevnog povlačenja izvoda, korisnik Synesisa može povući promete za određeni period period s pojedinačnog ili svih poslovnih bankovnih računa.
Klikom na željenu tipku „Izvodi za period“, korisniku je omogućeno preuzimanje bankovnih izvoda za odabrano razdoblje i odabranu banku, odnosno bankovni račun.
Tipka „Promet za period“ omogućuje preuzimanje informacija o pojedinačnim transakcijama po bankovnom računu za odabrano razdoblje, ali i informaciju o trenutnom stanju po odabranom bankovnom računu korisnika ili poslovnog subjekta za kojeg je korisnik ovlaštenik, ako je riječ o knjigovodstvenim servisima koji značajku AIS-a koriste za svoje klijente.
Knjiženje izvoda u Synesisu
Izborom pojedinačnog izvatka o prometu po bankovnom računu te klikom na gumb učitaj izvod, unutar Synesisa se otvaraju detalji svakog učitanog dokumenta.
Knjiženje izvoda obavlja se na uobičajen način; pedantno i onim redoslijedom kako se zaprimaju iz banke.
U široj primjeni, AIS korisnicima omogućuje automatsko knjiženje izvoda; subjekt zada nalog da se u računovodstveni program u određeno vrijeme automatski povuku izvodi o prometu po računima koji se, potom, automatski knjiže na unaprijed određena konta sukladno vrsti troška i podacima kao što su naziv dobavljača, poziv na broj primatelja i drugi relevantni podaci.
Tako računovođe dodatno automatiziraju radni proces i djelomično ukidaju manualni rad, izuzev u slučajevima kada izostane pojedini od unaprijed određenih parametara pa se uplata knjiži na prijelazni konto.
Proces knjiženja izvoda povučenih kroz AIS skraćuje postupak dobave informacija o transakcijama, što kod velikog broja promjena po računima omogućuje efikasnije praćenje novčanog tijeka unutar poduzeća.
Postoje servisi koji prakticiraju knjiženje kod svake poslovne promjene, tako da knjiženja uplata mogu obavljati u ciklusima NKS-a ili na svoj nalog u stvarnom vremenu, ali i povlačenjem izvoda o o prometu po računu direktno u računovodstveni program, bez pristupanja internet bankarstvu klijenta.
Automatskim povlačenjem izvadaka i samostalnim knjiženjem stavaka na izvodima, knjigovodstveni servisi će dodatno unaprijediti i ubrzati vlastito poslovanje i povećati nadzor nad financijskim poslovanjem svojih klijenata jer u svakom trenutku, unutar vlastitog računovodstvenog programa, vide trenutno stanje po njihovim računima.
Plaćanje naloga iz Synesisa
Kroz merBanking (PIS) integriran u računovodstveni program mogu se obavljati sva plaćanja bez korištenja internetskog bankarstva.
Putem usluge iniciranja plaćanja (PIS), mogu se plaćati računi u papirnatom ili elektroničkom obliku, ponude ili putni nalozi, odnosno sve valjane knjigovodstvene isprave koje se evidentiraju i knjiže u računovodstvenom programu.
Isto se odnosi i na putne naloge i isplatu plaća te drugih vrsta dohodaka koje poslovni subjekt uobičajeno isplaćuje.
Primjerice, ako subjekt učitava eRačune u Synesis sa servisa mojeRačun, može odmah zadati nalog za plaćanje unutar računovodstvenog programa jednim klikom.
U tom trenutku automatski se generira uplatnica koja se nakon popunjavanja i potvrđivanja šalje na platformu merBanking.
Autorizaciju platnog naloga obavlja korisnik platne usluge putem jedne od raspoloživih metoda snažne autentifikacije klijenta (SCA). U konkretnom slučaju, riječ je o dvofaktorskoj autentifikaciji (2FA), odnosno autorizaciji tokenom, koja se smatra najsigurnijim načinom autentifikacije jer isključivo osoba koja posjeduje token, ili je ovlaštena za njegovo korištenje, može pristupiti stranici i autorizirati nalog.
Osvježavanjem statusa naloga unutar računovodstvenog programa, korisnik u svakom trenutku može pratiti kakvo je trenutno stanje njegovih poslovnih računa, a da nije morao pristupiti u internet bankarstvo.
Kroz merBanking (PIS) u Synesisu se mogu se inicirati i buduća pojedinačna plaćanja; banka pohranjuje buduću platnu transakciju i provodi je na željeni dan temeljem primljenog i autoriziranog naloga iz Synesisa. Korisnik iz svog računovodstvenog programa može i otkazati nalog za plaćanje i to jednim klikom na „opozovi plaćanje“, prije čega treba izabrati naloge koje želi opozvati.